政
二零二四年十一月二十日
目 錄
衡南縣公安局政府政府采購內部控製製度.....................1
第一章 總則..............................................1
第二章 目標和原則........................................1
第三章 基本要求..........................................2
第四章 主要內容..........................................2
第一節 統籌管理......................................2
第二節 績效管理......................................6
第三節 落實政策......................................7
第四節 采購預算......................................8
第五節 采購需求......................................9
第六節 采購活動.....................................11
第七節 合同管理.....................................17
第八節 履約驗收.....................................20
第九節 信息支撐.....................................22
第十節 營商環境.....................................24
第十一節 完善機製...................................27
第十二節 其他事項...................................27
第五章 附則.............................................29
衡南縣公安局政府采購內部控製製度
第一章 總 則
第一條 為進一步規範本單位政府采購行為，完善本單位政府采購工作內部決策機製，根據《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》等法律法規及文件規定，結合工作實際，製定本製度。
第二條 本製度所稱內部控製，是指為實現物有所值采購結果、落實政府采購政策、防控廉政風險和法律風險等改革目標的保障機製。
第三條 本製度適用於本級預算單位，所屬所、隊、室歸口管理預算單位（以下統稱本單位）。
第二章 目標和原則
第四條 本單位政府采購應遵循公開透明原則、公平競爭原則、公正原則和誠實信用原則，依法依規依程序開展政府采購活動。
第五條 本單位采購活動應當有助於實現經濟和社會發展目標，落實政府采購政策，體現政府采購對科技創新、節能環保、綠色發展、促進中小企業發展、優化營商環境等相關領域的支持。
第三章 基本要求
第六條 凡本單位內設二級機構，各所、隊、室等歸口管理單位使用財政性資金采購貨物、工程和服務的行為應遵循本製度。
第七條 集中采購目錄和采購限額標準，應按照本級財政部門的規定執行。
第八條 本單位采購業務嚴格按照批準的預算執行采購，各項采購業務實行歸口管理、職責明確、程序規範，以降低采購風險、提高資金的使用效率為原則。
第四章 主要內容
第九條 本單位政府采購內部控製是根據我省深化政府采購製度改革任務和要求製定的，涵蓋了統籌管理、績效管理、落實政策、采購預算、采購需求、采購活動、合同管理、履約驗收、信息支撐、營商環境、完善機製、其他事項12大項，共計40項要求。
第一節 統籌管理
第十條 機構設置。本單位政府采購工作實行統一領導、分工負責、歸口管理。警務保障室承擔本單位采購主體責任，法製、業務等部門各司其職，發揮機構和崗位的相互監督和製約作用，共同做好政府采購工作。
第十一條 局黨委職責。包括但不限於：
（一）審定本單位采購製度，研究規範和固化采購程序；
（二）研究決定本單位采購重大事項，審定采購預算、組織形式與采購方式轉換等；
（三）審核本單位所有符合政府采購項目的相關事項；
（四）監督本單位采購工作，協助相關部門查處采購違法行為；
（五）其他需要提交決策機構討論、審定的相關采購事項。
第十二條 崗位設置。警務保障室確定1名采購專管人員，由分管裝備采購副主任擔任，專門負責本單位采購活動的組織實施，警務保障室負責人、分管領導負責審核確認采購活動的組織實施，並由采購專管人員、警務保障室負責人、分管領導共同承擔相應的主體責任。
業務部門根據業務崗位職責權限確定相應的采購業務經辦人員，業務部門負責人、分管領導負責審核確認相關業務，並由業務經辦人員、業務部門負責人、分管領導共同承擔相應的主體責任。
法製、紀監部門負責對本單位政府采購活動進行全過程監督，對政府采購活動中影響公平、公正、公開和違反政府采購有關規定，可能給國家利益造成重大損害或導致采購無效的，應當責令停止采購，並及時按規定予以處理。對向供應商、采購代理機構索要或者接受其給予的財物或與采購無關的其他商品、服務等違反廉政紀律的工作人員協助機關紀委開展調查處理。
第十三條 崗位職責：
1、警務保障室主要負責：
（一）政府采購法律法規和政策規定的解讀、宣傳和貫徹；
（二）本單位政府采購製度的製定，落實政府采購政策功能；
（三）做好本單位政府采購預算編製和預算調整工作；配合業務部門做好本單位采購計劃和采購意向申報工作；
（四）本單位政府采購項目信息公開（包括采購意向公開）；
（五）本單位政府采購項目的組織實施，包括采購文件審核、評審專家抽取等；
（六）受理、答複本單位政府采購詢問和質疑，配合財政部門開展投訴處理調查取證工作；
（七）配合業務部門做好政府采購項目的合同簽訂和履約驗收，以及牽頭做好本單位政府采購績效評價工作；
（八）組織實施采購限額標準以下的采購活動，並對采購限額標準以下的采購活動開展指導和監督；
（九）整理、歸集政府采購檔案；
（十）組織編製本單位政府采購預算；
（十一）辦理本單位預算調整審批手續；
（十二）根據業務部門申報的采購計劃和采購意向，做好采購計劃和采購意向匯總，落實政府采購政策功能；
（十三）編報本單位政府采購信息各類統計報表；
（十四）辦理政府采購合同支付申請；
（十五）辦理政府采購資產登記入賬手續；
（十六）開展本單位政府采購項目的再評價。
（十七）其他本單位規定的政府采購相關工作。
2、業務部門主要負責：
（一）向警保室申報本部門政府采購預算、采購計劃和采購意向，提出采購申請；
（二）負責政府采購項目采購需求的編製、審核以及對采購文件的編製；
（三）配合警務保障室做好政府采購項目的組織實施和詢問質疑答複；
（四）在采購職責範圍內落實政府采購政策功能；
（五）政府采購項目的合同審核確認和履約驗收以及配合做好政府采購績效評價工作；
（六）配合警務保障室做好政府采購檔案整理和歸集；
（七）按照合同約定向警保部門提出資金支付申請。
第十四條 隊伍建設。加強內部專業隊伍建設，局指揮中心主動配合警務保障室組織本單位有關工作人員定期開展政府采購法律法規、政策規定、需求編製、采購方式、操作流程、合同簽訂和履約驗收等方麵專業知識的培訓，確保相關內設機構和采購相關人員熟悉采購政策、采購法定職責等，提升采購隊伍專業化水平，切實承擔采購人主體責任。
第十五條 績效目標。政府采購工作績效管理是指通過運用一定的評價指標、標準和方法，對各單位各部門開展的政府采購活動進行科學、客觀、公正的評價。
第十六條 績效評價。警務保障室製訂績效評價考核管理辦法，設立績效評價考核指標體係。局黨委依據已製訂的績效評價考核管理辦法和績效評價考核指標體係對各部門政府采購項目實施全過程進行績效評價考核，並根據考核情況確定績效評價結果。
第十七條 本單位政府采購績效評價包括自評價和再評價。其中：警務保障室負責組織對本單位業務部門的政府采購項目執行情況、采購效率和效益開展自評價；業務部門配合警務保障室實施的自評價和再評價工作；法製、紀監全程監督自評價和再評價工作，發揮好監督作用。
對涉及民生的重大采購項目，應當委托社會中介機構開展再評價工作。
第十八條 績效評價結束後，警務保障室、法製、紀監部門將量化的考核指標打分情況、自評價結果和再評價結果向局黨委進行匯報，作為以後年度編報政府采購預算的重要依據。
第十九條 主要政策。政府采購有關政策包括節約資源、保護環境、支持創新、促進中小企業發展、扶持不發達地區和少數民族地區、維護弱勢群體利益等。主要政策包括：節能、節水、環保產品采購、“兩型”產品采購、綠色采購、促進中小企業（包含監獄企業和殘疾人福利企業）發展的政府采購預留份額、政府采購支持消費扶貧等。
第二十條 落實機製。警務保障室、業務部門應在政府采購製度製定、預算編製、績效管理、需求製定、方式選擇、項目評審、合同訂立、合同執行等環節，落實政府采購相關政策功能。
第二十一條 警務保障室協同業務部門組織評估本單位及所屬單位政府采購項目，對適宜由中小企業提供的采購項目和采購包，預留采購份額專門麵向中小企業采購，並在政府采購預算中單獨列支。
第二十二條 警務保障室應當嚴格按照本製度規定和製定的預留采購份額具體方案開展采購活動。預留份額的采購項目或者采購包，通過發布公告方式邀請供應商後，符合資格條件的中小企業數量不足3家的，應當中止采購活動，視同未預留份額的采購項目或者采購包，按照政府采購有關規定重新組織采購活動。
第二十三條 采購預算。政府采購預算要實行應編盡編，做到無預算不采購，規範預算編製程序、預算調整適用情形和審核程序。納入財政投資評審範圍的項目，以評審金額作為政府采購項目預算控製數。
第二十四條 采購預算編製。本單位預算編製由警保部門負責，各業務部門編製本部門年度預算後統一交警保部門匯總，由警保部門匯總本單位采購預算，編製本單位年度預算報財政部門審批。
第二十五條 在預算執行過程中需要調整、追加政府采購預算的，由警務保障室報局黨委討論決定後，報財政部門批準。
第二十六條 財政投資評審。凡限額標準以上的政府采購工程及與工程相關的貨物、服務項目，實行預算控製價評審和結算評審。警務保障室應在采購計劃備案前按規定將工程預算報財政部門投資評審部門審核。
第二十七條 采購需求是指為實現項目目標，擬采購的標的及其需要滿足的技術、商務要求。技術要求是指對采購標的的功能和質量要求，包括性能、材料、結構、外觀、安全，或者服務內容和標準等。商務要求是指取得采購標的的時間、地點、財務和服務要求，包括交付（實施）的時間（期限）和地點（範圍），付款條件（進度和方式），包裝和運輸，售後服務，保險等。
第二十八條 責任主體。業務部門負責編製本部門所需采購項目的采購需求，並由采購需求實際編製人承擔采購需求編製的主體責任。根據預算批複結果和實際需要按項目類別組織實施計劃，確定采購需求應當明確實現項目目標的所有技術、商務要求，功能和質量指標的設置要充分考慮可能影響供應商報價和項目實施風險的因素。
第二十九條 采購需求確定前，業務部門可以根據項目特點，結合預算編製通過谘詢、論證、問卷調查等方式開展需求調查，了解相關產業發展、市場供給、同類采購項目曆史成交信息，可能涉及的運行維護、升級更新、備品備件、耗材等後續采購，以及其他相關情況。麵向市場主體開展需求調查時，選擇的調查對象一般不少於3個，並應當具有代表性。
第三十條 需求內容。 采購需求應當符合國家法律法規規定，執行國家相關標準、行業標準、地方標準等標準規範。必要時，應當就確定采購需求征求相關供應商、專家的意見。
采購需求應當包括采購對象需實現的功能或者目標，滿足項目需要的所有技術、服務、安全等要求，采購標的數量、交付或實施的時間和地點，采購對象的驗收標準等內容。采購標的還應遵循資產配置標準要求。
采購需求描述應當清晰明了、表述規範、含義準確，能夠通過客觀指標量化的應當量化，評分項應當按照量化指標等次，設置對應的不同分值。采購需求中的技術、服務等要求不得指向特定供應商；不得規定含有傾向性或者排斥潛在供應商的特定條件；不得設定與采購項目的具體特點和實際需要不相適應或者與合同履行無關的資格、技術、商務條件。
采購需求應當作為確定采購項目采購方式、競爭範圍、合同定價方式，以及開展履約驗收、績效評價等工作的依據。
第三十一條 審批程序。業務部門根據批複的年度采購預算和計劃編製采購需求。業務部門經辦人對采購項目的市場技術、規格中、服務水平、價格等相關事項進行市場調研和論證，科學、合理編製采購需求，經業務部門負責人審批後報業務部門分管領導確認，達到3萬元的還需報局黨委討論確定。
第三十二條 采購方式。根據項目需求特點，績效目標和市場供需等情況，依法確定適宜采購方式。政府采購采用方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價及國務院政府采購監督管理部門認定的其他采購方式。
第三十三條 集中采購和分散采購的政府采購限額標準為：貨物項目采購預算金額50萬元；服務項目采購預算金額80萬元；工程項目采購預算金額100萬元。
貨物和服務項目公開招標數額標準為200萬元，工程項目公開招標數額標準為400萬元。
上述數額標準如遇調整，則按最新調整數額標準執行。
（三）達到政府采購限額標準以上公開招標限額標準以下的貨物、服務，由相關業務部門提出采購計劃，警保部門核實政府采購預算和采購意向後報部門分管領導和單位負責人同意，由警務保障室委托代理機構按政府采購法定方式和程序實施采購。
（四）達到公開招標限額標準的貨物、服務，由相關業務部門提出采購計劃，報警保部門核實政府采購預算和采購意向後，經局黨委討論同意後，由警務保障室委托代理機構按政府采購法定方式和程序實施采購。
（五）采購預算達到1000萬元以上或者對於涉及民生、社會影響較大的項目以及政府向社會公眾提供的公共服務項目，相關業務部門提出采購計劃，經警保部門核實政府采購預算和采購意向後報部門分管領導初步同意，按照“三重一大”決策製度要求報局黨委討論通過後，由警務保障室委托代理機構按政府采購法定方式和程序實施采購。
（六）達到400萬元以上的工程項目報發改局按發改的程序和流程實施采購。
（七）采取單一來源、緊急程序采購方式進行采購的須經過局黨委會議審議通過後方能實施。
（八）定點采購、協議供貨等按照省、市、縣相關文件規定執行。
（九）采購標的還應遵循有關資產配置標準要求。
第三十五條 對於達到公開招標數額標準的政府采購貨物和服務項目，應當采用公開招標方式；符合非公開招標采購方式情形，需采用公開招標以外采購方式的，警務保障室應根據采購項目的采購需求和相關行業、產業發展狀況以及資金額度和重要性，結合本單位實際情況，將擬采用非公開招標采購方式的理由及必要性進行內部會商。會商意見應當由警務保障室、業務部門、法製、紀監部門共同簽字確認，並納入本單位“三重一大”事項決策範圍，按程序報財政部門批準。
第三十六條 單次采購預算達到政府采購限額標準的項目，應按政府采購的法定方式和程序進行。在一個財政年度內，不得隨意將一個預算項目下的同一品目或者類別的貨物、服務、工程采購以化整為零的方式拆分政府采購項目規避政府采購程序。年度內使用公開招標以外的方式拆分多次采購累計數額超過公開招標數額標準的，屬於以化整為零方式規避公開招標。
上述情形中屬於年度追加、調整預算或者經批準采用非招標采購方式的除外。
第三十七條 政府采購工程以及與工程建設有關的貨物、服務，采用招標方式采購的，適用《招標投標法》及其實施條例；采用其他方式采購的，適用《政府采購法》及其實施條例。
第三十八條 代理機構。限額標準以上的政府采購項目可以委托社會代理機構采購。委托社會采購代理機構采購的，由局黨委會集體研究擇優選取或由警務保障室在“政府采購網”代理機構庫中擇優選擇一家。要綜合考慮委托對象的執業能力、專業領域、評審場所、管理水平和收費情況等因素，並和所選擇的社會采購代理機構依法簽訂政府采購委托代理協議，明確代理采購的範圍、權限、期限和按規定計算代理費用等具體事項。采購代理機構應當嚴格按照委托代理協議開展采購活動，不得超越代理權限。
第三十九條 科研儀器設備采購。采購各類科研儀器設備，警務保障室應按照政府采購法律製度規定和本單位內部審批流轉相關規定執行。采購進口科研儀器設備，警務保障室應按進口產品相關規定做好專家論證工作，參與論證的專家可自行選定，專家論證意見隨采購文件存檔備查。
第四十條 進口產品采購。業務部門需采購進口產品的，應當在開展采購活動前向警務保障室提出采購進口產品，警務保障室按照《政府采購進口產品管理辦法》（財庫〔2007〕119號）規定，獲取行業主管部門出具的意見，組織專家進行論證，報局黨委討論通過後，匯總相關材料在政府采購平台中報財政部門審核。未按規定審核的，不得采購進口產品。
進口產品報批要件包括：采購申請表、內部會商意見、專業人員對產品進口必要性的論證、主管預算單位簽署審核意見等。
第四十一條 采購文件。采購文件（招標文件、談判文件、磋商文件、詢價通知書等）的編製由警務保障室、業務部門、法製、紀監部門共同完成。采購文件應當完整反映采購需求的有關內容，包括采購需求、投標人資格條件、政府采購政策要求與執行措施、一次性密封報價等投標報價要求、評標方法和標準以及擬簽合同文本等事項。根據采購項目需求特點和績效目標，圍繞能夠體現貨物和服務的質量、價格效率等關鍵因素，科學設置評審因素。評審因素應當與采購需求對應，客觀評審因素應設置固定分值，主觀評審因素應細化分值並縮小自由裁量區間。
第四十二條 電子化采購項目，電子采購文件免費向供應商提供。非電子化采購項目，發售采購文件收取的費用限於補償印刷、郵寄的成本支出，不得以營利為目的。
第四十三條 預算單位代表。業務部門或者警務保障室可根據項目實際情況派遣能夠依法履行評審工作職責並承擔相應法律責任的代表擔任采購項目評標（評審）小組的采購人代表，但必須由本單位出具授權委托書。
采購人代表應熟悉政府采購相關政策法規，具備良好的職業道德和較高的業務素質。
第四十四條 采購人代表與參加采購活動的供應商存在下列利害關係之一的應當回避：參加采購活動前三年內與供應商存在勞動關係或者擔任過供應商的董事、監事或者供應商的控股股東或實際控製人；與供應商的法定代表人或者負責人有夫妻、直係血親、三代以內旁係血親或者近姻親關係；與供應商有其他可能影響政府采購活動公平、公正進行的關係。
第四十五條 評審專家。除財政部規定的情形外，評審專家應從湖南省政府采購評審專家庫中隨機抽取，項目評審專家抽取人數應當符合政府采購法律法規的規定。根據項目特點，自行選擇與采購項目相關的評審專家的，由警務保障室報局黨委同意後開展評標（評審）工作。
評審專家名單在采購環節保密，在公布中標、成交結果時公開，接受社會監督。
第四十六條 信息公開。警務保障室應當對政府采購公告信息的真實性、準確性、合法性負責。應當嚴格遵守政府采購法律法規規定的時間，按照財政部門統一模板，全麵、準確、及時、完整地編製各類公告信息，並按規定在“政府采購網”公開發布，公告信息不得有虛假和誤導性陳述，不得遺漏依法應當公開的事項。涉及國家秘密和商業秘密的除外。
第四十七條 警務保障室應當按照財政部《政府采購公告和公示信息格式規範（2020年版）》（財辦庫〔2020〕50號）編製政府采購公告信息，規範填寫各項要素。其中：
（一）免費提供采購文件的，應當在采購公告附件中上傳采購文件；發售采購文件的，應當在中標、成交結果公告附件中上傳采購文件；
（二）采購公告應當完整提供采購人、采購代理機構的信息，包括名稱、地址、聯係方式等內容，不得缺漏；
（三）采購公告中獲取采購文件的時間，不得早於采購公告發布的時間；
（四）委托社會代理機構開展采購活動的，中標、成交結果公告中應當載明代理服務收費來源、收費標準及金額；
（五）擬采用單一來源方式采購的，專家論證意見應當由每位專家分別手寫填列，並作為單一來源公告的附件上傳。
第四十八條 緊急采購。因自然災害、事故災難、公共衛生事件和社會安全事件等突發事件所實施的緊急采購，應有相關部門的認定，可由單位自行采購，完整保存與采購有關文件和記錄，在滿足需求的前提下不得排除競爭。
第四十九條 合同類型。根據交易的性質和方式不同，政府采購合同類型分為以下三類：(1)供貨合同，適用於貨物類政府采購；(2)工程承包合同，適用於工程類政府采購；(3)服務合同，適用於服務類政府采購。根據項目特征、合同標的、定價機製和績效目標，政府采購合同可分為固定價格合同、成本補償合同、績效激勵合同、特許經營合同、政府和社會資本合作合同等多種類型。業務部門可根據品政府采購目分類和項目特點合理選擇適當的合同類型，並在采購文件中明確擬簽訂的合同類型和文本格式，合理確定與供應商的權責關係。
政府采購合同適用《中華人民共和國民法典》，本單位與中標、成交供應商簽訂政府采購合同應當按照平等、自願的原則以合同方式約定。
第五十條 合同簽訂。中標（成交）通知書發出之日起30日內，警務保障室應將中標（成交）供應商起草的政府采購合同送業務部門審核，經業務部門負責人審核後同意後，按照采購文件、中標（成交）供應商的投標（響應）文件的相關條款與中標（成交）供應商簽訂采購合同。對於采購預算達到1000萬元以上或者對於涉及民生、社會影響較大的項目以及政府向社會公眾提供的公共服務項目，業務部門應先將政府采購合同報部門分管領導初步同意後，按照“三重一大”決策製度要求報局黨委討論通過後方可簽訂采購合同，采購合同簽訂完成後報財政部門備案。
合同不得對采購文件確定的事項和投標（響應）文件作實質性修改。不得向中標、成交供應商提出任何不合理的要求作為簽訂合同的條件。
合同具體條款應當包括項目的貨物、服務內容和質量要求、合同價格、驗收標準、與履約驗收掛鉤的資金支付條件及時間、爭議處理規定、采購人及供應商各自權利義務等內容。政府采購合同簽訂前，應進行單位內部法製審查，對合同主要條款進行審核，確保符合相關法律規定。政府采購合同履行中，需追加合同標的，可根據政府采購法規定簽署補充合同。
第五十一條 政府采購合同的雙方當事人不得擅自變更、中止或者終止合同。
政府采購合同繼續履行將損害國家利益和社會公共利益的，雙方當事人應當變更、中止或者終止合同。有過錯的一方應當承擔賠償責任，雙方都有過錯的，各自承擔相應的責任。
變更、中止或者終止合同前，警務保障室應當將變更、中止或者終止合同相關情況向局黨委匯報，並按照“三重一大”決策製度的要求報局黨委討論通過，再報財政部門備案同意後方可執行。
第五十 二條 中標、成交通知書對采購人和中標、成交供應商均具有法律效力。中標、成交通知書發出後，采購人改變中標、成交結果的，或者中標、成交供應商放棄中標、成交項目的，應當依法承擔法律責任。
第五十三條 合同備案。警務保障室應當自采購合同簽訂之日起7個工作日內向同級財政部門備案，並將合同公示於“政府采購網”上。
第五十四條 政府采購合同履行中，需追加與合同標的相同的貨物、工程或者服務的，由業務部門會同警務保障室討論研究，報部門分管領導和單位負責人同意後，在不改變合同其他條款的前提下，可以與供應商協商簽訂補充合同，但所有補充合同的采購金額不得超過原合同采購金額的百分之十。
第五十五條 崗位設置。政府采購項目履約驗收由業務部門（使用部門）、警務保障室、法製、紀監等相關人員組成不少於3人（或以上單數）的驗收小組。本單位相關專業技術人員不足的或采購人認為有必要的，可邀請驗收專家參加驗收。
驗收小組成員中應明確一名負責人，負責項目的履約驗收工作，直接參與項目采購的人員，不得作為驗收負責人。
第五十六條 職能職責。驗收小組應當在實施驗收前全麵掌握項目驗收清單和標準，項目的技術規定要求和中標（成交）供應商的響應承諾等情況以及合同明確約定的要求，並做好驗收所需要的其他準備工作。
委托專家參加驗收工作的，應對專家的真實性、合法性承擔責任。驗收專家必須符合政府采購評審專家要求並具備驗收項目所需相應專業資質。
第五十七條 驗收小組應按照做好的驗收前準備工作或擬定的驗收工作方案，並按照政府采購合同履約驗收相關規定，依據項目采購文件、中標（成交）供應商投標（響應）文件、采購合同及樣品，認真組織對中標（成交）供應商提供的貨物、服務進行履約驗收，並對采購結果進行客觀評價，驗收結果評價應當與采購合同約定的資金支付及履約保證金返還條件掛鉤，減少供應商價格違約、交貨不及時、產品質量不合格、售後服務無法保障等問題。
對延續性的日常服務項目(如物業管理、保潔、安保、維護、維保等日常性服務), 應當按照采購文件或采購合同規定的日常考核內容、考核標準、考核期限和結算辦法對服務單位提供的服務進行日常考核，並以考核表作為履約驗收的依據。
對於大型或者複雜的政府采購項目，應當邀請國家認可的質量檢測機構參加驗收工作並出具意見。政府向社會提供的公共服務項目，驗收時應當邀請服務對象參加驗收工作並出具意見，並將驗收結果（驗收書）在政府采購網上向社會公告。
第五十八條 完成驗收後，驗收小組應出具政府采購項目驗收書。政府采購項目驗收書應當包括如下要素及要點：采購人名稱、供應商名稱、采購項目名稱、項目合同編號、驗收方式，每一項采購品的名稱、型號規格與配置（或服務內容與標準）、數量、單價、合計金額、是否通過驗收，明確項目的驗收結論性意見，應包括 “貨物已收到（或服務已完成、工程已竣工），驗收合格或不合格”字樣，驗收結果與采購合同、采購文件、投標（響應）文件、封存樣品有出入的，應在驗收書上逐項載明偏差具體內容並提出處理意見，驗收小組所有成員、中標（成交）供應商法人或授權代表應在驗收書上簽字，對驗收內容負責並承擔相應的法律責任。
邀請國家認可的質量檢測機構對政府采購項目實施驗收的，質量檢測機構應當出具檢測報告，檢測報告應簽署驗收意見並加蓋質量檢測機構單位公章。
國家質檢部門或者主管部門對驗收有規定的，以其規定的驗收結果資料作為驗收依據，但應包括政府采購項目驗收書要求的要素及要點。
檢測報告、驗收工作方案、驗收小組成員簽到表等與項目驗收相關的資料作為驗收書的附件。
第五十九條 對於驗收合格的項目，應按照合同約定及時向供應商支付采購資金，不得無故拖欠，不得向成交供應商提出超出合同範圍的其他要求。政府采購項目的資金支付程序，按照有關財政資金支付管理的規定執行。
對於驗收不合格的項目，應要求供應商按合同約定整改，整改驗收合格方可辦理支付手續。采購合同的履行、違約責任和解決爭議的方式等適用《中華人民共和國民法典》。
第六十條 問責機製。驗收小組驗收負責人對驗收結果負責。未按照規定組織對供應商履約情況進行驗收，或在驗收過程中失職失責的，由本單位機關紀委作出相應處理。
第九節 信息支撐
第六十一條 信息化管理。政府采購信息化管理由警務保障室負責。警務保障室應熟悉電子化政府采購平台的各項功能，熟練掌握和操作財政部門政府采購電子平台等信息係統，加快推進本單位政府采購信息化建設。
第六十二條 電子賣場使用。業務部門采購政府采購限額標準以下的貨物、服務和工程項目，應按照業務部門采購政府采購限額標準以下的貨物、服務和工程項目，應按照《湖南省政府采購電子賣場管理辦法》執行。具體執行如下：
（一）崗位設置。電子賣場由警務保障室統一管理，警務保障室根據財政部門分配的主賬號，可設立審批賬號、財務管理賬號；
（二）業務流程。①對於非集中采購目錄以內限額標準以下的：各業務部門在電子賣場單筆交易額不超過30000元（含）的，需部門主管負責人和分管財務領導在《衡南縣公安局政府采購申請表》簽字審批同意後，經警務保障室備案確認方可通過業務賬號合理選擇交易方式在電子賣場采購；②屬於集中采購目錄以內限額標準以下的，應當填報《衡南縣公安局政府采購申請表》報警務保障室統一集中采購，單次采購金額達到30000元以上的，警務保障室需經過部門主管負責人和分管財務領導在《衡南縣公安局政府采購申請表》簽字審批同意，並按照“三重一大”決策製度要求報局黨委討論通過後方可在電子賣場采購；③單次采購金額達到限額標準的，按本製度第四十七條執行。④各部門不得利用電子賣場化整為零規避政府采購。貨物、服務項目采購需求清單未細化到具體標的，工程項目未編製工程量清單、未經投資評審，不得在電子賣場采購。⑤采購標的還應遵循單位資產配置標準。
（二）交易方式。電子賣場有直購、競價和團購三種交易方式。
（四）警務保障室應當對政府采購電子賣場進行不定時管理，並建立本單位的湖南省政府采購電子賣場管理台賬。
第十節 營商環境
第六十三條 公平競爭。警務保障室應當對采購文件供應商的資格要求、條件等進行公平競爭審查，不得差別對待各類所有製、各類規模、各類地區的市場主體，不得設置歧視性和排他性條件，排斥潛在供應商。經審查不存在限製、妨礙公平競爭情形的，方可發布政府采購公告和采購文件。
第六十四條 供應商減負。授權參加政府采購項目的采購人代表以及被委托采購代理機構在資格審查、開評標（評審）環節過程中，對於供應商法人代表已經出具委托書的，不得要求供應商法人代表親自領購采購文件或者到場參加開標、談判等。對於可以通過互聯網或者相關信息係統查詢的信息，不得要求供應商提供。除必要的原件核對外，對於供應商能夠在線提供的材料，不得要求供應商同時提供紙質材料。對於供應商依照規定提交各類聲明函、承諾函的，不得要求其再提供有關部門出具的相關證明文件。
警務保障室在編製采購文件時，對投標（響應）文件的格式、形式要求應當簡化明確，不得因裝訂、紙張、文件排序等非實質性的格式、形式問題限製和影響供應商投標（響應）。
對於電子化采購的，警務保障室或者被委托采購代理機構應當向供應商免費提供電子采購文件；暫未實現電子化采購的，鼓勵采購代理機構向供應商免費提供紙質采購文件。
第六十五條 采購意向公開。采購業務部門及時向本單位警務保障室提交采購意向。警務保障室將收集的采購意向經局黨委同意後，組織采購意向公開工作。除因不可預見原因急需開展的項目外，未公開采購意向的項目不得實施采購。
第六十六條 警務保障室應當在“政府采購網”和本部門門戶網站公開采購意向，包括采購項目名稱、預算金額、采購需求概況、預計采購時間等。采購意向按項目公開，公開時間原則上不得晚於采購活動開始前30日。
第六十七條 詢問和質疑答複。詢問和質疑答複的責任主體為采購人（可以委托代理機構協助），對供應商依法提出的詢問警務保障室應當在3個工作日內作出書麵答複，答複內容包括采購項目相關情況說明、法律依據等。
對供應商提交的書麵質疑，警務保障室應當在7個工作日內作出質疑答複，並以書麵形式通知質疑供應商和其他有關供應商。不得拒收供應商在法定質疑期內發出的質疑函。
第六十八條 供應商對評審過程、中標、成交結果提出質疑的，警務保障室可以組織原評標委員會、談判小組、詢價小組或者磋商小組協助答複質疑。
第六十九條 質疑答複導致中標、成交結果改變的，警務保障室應當向局黨委進行匯報，並及時書麵報告同級財政部門。
第七十條 資金支付與退還。對於滿足合同約定支付條件的，警保部門應當自收到發票後30日內提交資金支付申請。不得以機構變動、人員更替、政策調整等為由延遲付款，不得將采購文件和合同中未規定的義務作為向供應商付款的條件。
第七十一條 警保部門應按照《湖南省財政廳關於印發<湖南省政府采購項目評審勞務報酬管理辦法>的通知》（湘財購﹝2017﹞9號文）之規定及時、足額支付專家評審費。
第七十二條 收取投標保證金的，警務保障室應當督促集中采購機構和采購代理機構自中標通知書發出之日起5個工作日內退還未中標供應商的投標保證金，自政府采購合同簽訂之日起5個工作日內退還中標供應商的投標保證金。屬於不予退還情形的應當做好登記台賬，說明情況並報告財政部門。
第七十三條 政府采購合同融資。警務保障室配合金融機構和中標(成交)供應商做好合同融資業務工作，幫助中小微企業獲得金融機構信貸支持，促進中小微企業發展。
第七十四條 信用信息管理。各部門應當對參與政府采購活動的相關方開展信用評價。警務保障室應當按照財政部門的相關規定，在政府采購平台中對采購代理機構、評審專家和供應商的政府采購行為評價打分。
第七十五條 強化監督。法製、紀監部門應當加強本單位的政府采購活動監督，主動接受財政、審計、監察等部門的監督檢查，相關人員應當如實報告有關情況，及時提供有關材料。
第七十六條 政府采購相關工作人員應當廉潔自律，秉持公正、公開、透明的原則，依法依規開展各項工作，不得有違反國家法律法規明文禁止的行為。
第七十七條 各部門政府采購活動全程接受法製監督組、機關紀委和內部審計等部門的監督。對采購活動中的違法違規行為，法製監察組和機關紀委負責開展調查處理。涉嫌犯罪的，移交相關部門依法追究刑事責任。
第七十八條 “雙備案”管理。使用財政性預算資金實行招投標的工程項目，除執行招投標管理規定外，還應按照政府采購管理要求，在財政部門政府采購電子平台錄入項目計劃，相關招投標信息公告鏈接到中國湖南政府采購網予以公開，實行“雙備案”管理。
第七十九條 采購檔案管理。各部門政府采購活動的所有資料歸口到警務保障室負責整理、歸集和保管，同時按照資產管理有關規定，及時辦理政府采購資產登記入賬手續。政府采購檔案包括采購決策意見、采購預算、采購活動記錄、招標文件、投標文件、評審資料、采購合同、驗收文檔、質疑答複、投訴處理決定及其他有關文件（包括音視頻資料）等采購活動資料均需納入本單位檔案管理，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件可以用電子檔案方式保存，保存期限自采購結束之日起至少保存15年。
第八十條 涉密采購管理。是指各級國家機關、事業單位和團體組織使用財政性資金采購集中采購目錄以內或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務，因采購對象、渠道、用途等涉及國家秘密，需要在采購過程中控製國家秘密的知悉範圍，並采取保密措施的采購活動。
涉密采購項目應當具有相應定密權限，沒有定密權的，應當及時報請有相應定密權限的上級機關單位或者業務主管部門、保密行政管理部門確定。
警務保障室必須對涉密采購項目的確定依據、保密要點與采購流程關聯性等進行充分論證，提出擬定密級、保密期限和知悉範圍的意見。經本單位保密委員會審核同意後，由本單位法定定密責任人或者保密委員會主要負責人最終確定。
屬於涉密采購的應按照財政部《涉密政府采購管理暫行辦法》相關規定執行采購。審批資料隨采購資料一並存檔。
第八十一條 對是否能夠確定為涉密政府采購項目不明確或者有爭議的，警務保障室或者主管預算單位可以根據密級和定密單位層級報國家保密行政管理部門或者省級保密行政管理部門確定，並需要提交下列材料：申請確定的公文；項目的基本情況，包括采購內容、金額、用途等；項目涉密論證報告，包括項目的密級、保密要點、定密依據等；擬采取的保密管理或者技術措施，以及保密行政管理部門認為需要提供的其他材料。
第八十二條 嚴格責任追究。對檢查發現或者機關單位反映有關部門違反有關保密管理規定，對涉密政府采購項目定密不當的，責令其限期改正；情節嚴重的，依法追究直接負責的主管人員和其他直接責任人員的責任。
第八十三條 本製度由本單位警務保障室負責解釋。
第八十四條 本製度自印發之日起實施。本製度未盡事宜，或者本製度執行期間，國家和省、市出台新規定的，按照新規定執行。
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